第一章 总则
第一条 为加强总务后勤部档案管理工作，提高档案管理水平，实现档案管理标准化、规范化、科学化，根据国家有关法律法规及学校相关规定，结合总务后勤部工作实际，特制定本规定。
第二条 本规定适用于总务后勤部各科室、中心的档案管理工作。
第三条 本规定所称档案是指总务后勤部在饮食、物业、绿化、修缮、交通、水电等后勤保障各项活动中直接形成的，对学校和部门具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。
第二章 档案归档管理
第四条 归档材料主要包括：
（一）行政管理类：包括上级部门下发的与总务后勤工作相关的文件，如政策法规、通知、指示等；本部门制定的规章制度、工作计划与总结、会议纪要、呈批文件、各类统计报表、交上级部门报告等；与校外单位往来的重要函件等。
（二）后勤保障类：涵盖物资采购与供应的相关文件，如招投标文件、采购合同、验收报告、固定资产登记材料等；设备设施管理档案，包括设备购置合同、说明书、维修记录、报废审批等；能源管理文件，如水电管理材料、节能减排资料等；校园环境管理资料，如绿化养护材料、环境卫生检查记录等。
（三）维修修缮类：涉及维修、修缮工程项目的立项文件、设计图纸、施工图纸、招投标文件、工程合同、竣工验收报告、结算等材料。
（四）服务经营类：涉及后勤服务活动的合同、协议，如食堂合作经营合同、物业管理服务合同、快递驿站租赁合同、交通服务合同等；服务活动相关的工作资料，如与第三方召开的会议记录、考核材料、检查记录、服务质量投诉与处理记录等。
（五）人事管理类：本部门工勤岗员工的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、工资福利等相关文件材料；本部门所有员工的年度考核材料等。
（六）其他类：其他因工作需要须进行保存的档案材料等。
第五条 归档的文件材料必须为原件（如因特殊情况无法获取原件，可归档复印件），且内容完整、准确，签字盖章手续齐全。电子文件的规定要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。
第六条 归档文件应按照一定的分类方法进行分类整理，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。分类方法可采用年度-类别分类法，具体根据各科室、中心实际情况确定。
第七条 各科室、各中心档案材料应在次年4月底前完成归档。
第三章 档案保管
第八条 各科室、各中心负责人为科室（中心）的档案管理人员，负责本科室、中心档案材料的收集、整理和归档工作，确保档案材料的完整性和准确性。
档案管理人员应认真履行工作职责，严格遵守国家法律法规和学校档案管理规定，积极主动地开展档案管理工作，确保档案管理工作的高效运行。如遇人员变动或岗位调整，应及时、规范做好交接手续，列好移交清单并经双方签名确认，办好移交手续方可离开原岗位。
第九条 各科室、各中心档案应存放在专用的档案柜架中，按照分类顺序依次排列，摆放整齐，便于查找和存取。不同年度、类别、保管期限的档案应分开存放，避免混淆。原则上各科室、各中心每年应将部门的档案移交到总务后勤部档案室保管，并根据学校下发的年度档案移交通知，配合做好部门档案移交相关工作。
第十条 档案存放柜须达到防盗、防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求，档案管理人员应定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其他技术处理。
第十一条 部门各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经各科室、中心档案管理员登记造册报分管领导审核，呈部门领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第四章 档案信息化建设
第十二条 遵循无纸化、电子化办公要求，相应推进档案信息化建设，加强电子档案的管理。如呈文、上级文件、通知函件、发文、上会材料等需经OA处理的文件，可进行电子存档。
第十三条 电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等应符合国家和学校有关电子文件管理的规定。确保电子文件的真实性、完整性和可用性；定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。
第五章 档案借阅与利用
第十四条 凡部门内部借阅档案，借阅人必须填写《档案借阅登记表》，详细登记借阅人姓名、所在部门、借阅时间、借阅档案名称、借阅用途、预计归还时间等信息。
第十五条 校内其他部门借阅总务后勤部档案，需持本部门负责人签字的借阅申请，经总务后勤部负责人审批后方可借阅。
上级或校内各部门因开展后勤领域各类专项工作需查看档案的，各科室、中心应配合做好相关档案整理工作，整合后经档案管理人员审核、部门负责人批准后进行提交。对于借出的原件，应要求档案接收方填写《档案借阅登记表》，并在工作结束后要求对方如期归还。
第十六条 借阅者应妥善保管借阅的档案，不得损坏、涂改、遗失、转借他人；严禁在档案上做任何标记或批注，如需摘录、复制档案内容，应事先征得档案管理人员同意，并在规定范围内进行。
第十七条 如需复制、摘录保密类档案内容，应写明原因，经档案管理人员审核、部门负责人批准后，在档案管理人员的监督下进行，复制、摘录的档案内容应注明出处和日期。
第六章 附则
第十八条 本规定由总务后勤部负责解释。
第十九条 本规定自发布之日起施行，如有与国家法律法规和学校相关规定相冲突的条款，以国家法律法规和学校规定为准。
